Pourquoi être accompagné par un prestataire externe et indépendant dans le projet d’externalisation de sa paie ?

L’objectif de cet article n’est pas de débattre de l’intérêt ou non de recourir à l’externalisation de sa paie mais de se poser les bonnes questions pour choisir le bon prestataire et éviter erreurs et déceptions.

Il existe en réalité 3 raisons principales pour choisir l’externalisation de sa production de paie :

– Le manque de temps : l’entreprise n’a pas suffisamment de temps à mobiliser pour la gestion de cette problématique ;

– Le manque de moyens : l’entreprise n’a pas les moyens humains et/ou financiers pour avoir ou conserver sa paie en interne ;

– Le manque de compétences : véritable métier de spécialistes, l’entreprise n’a pas la compétence en interne pour assurer la gestion fiable de sa paie et préfère la déléguer aux mains d’experts.

Le critère de l’externalisation « économique » ne sera pas évoqué dans cet article. En effet lorsque le choix d’externaliser sa production de paie est uniquement dicté par un souci de réaliser des économies financières, l’expérience montre qu’à moyen ou long terme, les économies tant attendues ne sont pas au rendez-vous compte tenu des coûts induits ou cachés de cette décision.

Ceci étant posé, trop d’entreprises externalisent leurs paies sans réellement prendre le temps de réfléchir à leur besoin véritable à l’image des TPE-PME qui vont naturellement confier la gestion de leurs paies à leur expert-comptable sans même se poser la question du contenu ou de la qualité du service associé.

Aussi, afin de réussir son projet d’externalisation, il est indispensable de se poser les bonnes questions et d’analyser son besoin réel. Qu’est-ce-que l’entreprise attend de l’externalisation ? Quelles sont les compétences que l’entreprise a ou conserve en interne ? Quels sont les besoins d’accompagnements spécifiques ? Quelles sont les interfaces nécessaires avec d’autres logiciels ? Quelle va être la répartition des tâches entre l’entreprise et l’externalisateur ? Quels sont les délais à respecter ?

La première étape consiste donc à définir avec précision les attentes de l’entreprise afin de bâtir un véritable cahier des charges. Ce préalable indispensable permettra de sélectionner un prestataire en total adéquation avec ses besoins.

La seconde étape consiste à rencontrer les différents prestataires possibles afin de d’étudier leur offre de service. A ce stade, il ne faut pas hésiter à demander à rencontrer les personnes qui auront réellement la charge de la production afin d’éviter les divergences entre le discours éventuel du commercial rencontré et la phase de mise en place.

La troisième étape consiste à établir une phase de tests afin de s’assurer de la continuité ou de la pertinence des paramétrages effectués par le nouveau prestataire. Ceci est d’autant plus essentiel que la masse d’informations à traiter est importante.

La dernière étape étant la phase de déploiement, arrêtant de façon définitive les missions de chaque protagoniste. Il ne s’agit pas de se dire « je pensais qu’il le ferait » mais de s’assurer que le prestataire fasse ce qu’on attend de lui.

Quelle serait la valeur ajoutée d’un prestataire dans l’accompagnement de ce processus d’externalisation ?

– Il peut vous aider en premier lieu à dresser l’état des lieux des pratiques existantes au sein de l’entreprise. En effet, de nombreuses pratiques sont souvent non écrites voir mal connues et le futur prestataire de paie externalisé aura besoin d’un guide complet des pratiques de l’entreprise pour assurer une véritable fiabilité de gestion ;

– Il peut également vous aider à affiner votre besoin, l’externalisation pouvant aller de la simple saisie des éléments variables et charges à la gestion du personnel voir à l’accompagnement RH : il s’agit ici de choisir un prestataire capable de répondre à l’ensemble des besoins de l’entreprise ;

– Dans le même état d’esprit, ce prestataire indépendant vous permettra de choisir le bon externalisateur de façon totalement indépendante, ce dernier ne cherchant pas à vous vendre un produit mais à vous permettre de trouver la solution adaptée à votre problématique ;

– Enfin il vous permettra également de définir les compétences internes nécessaires et le temps à allouer à la mission afin que cette externalisation soit un succès. En étant présent à chaque étape du processus, il sera le garant de son succès. En effet trop de projets d’externalisation sont des échecs car ils n’ont pas été suffisamment anticipés. Ci-dessous quelques écueils fréquents :

– L’entreprise externalise la gestion de sa paie sans établir un recueil des pratiques existantes au préalable : résultat : des écarts de paie sont constatés et ils entraînent un climat de suspicion de la part des salariés et une perte de temps significative en régularisations diverses. Tout cela sans compter les risques auprès des organismes sociaux.

– L’entreprise externalise sa paie en pensant que la compétence doit exclusivement se situer chez l’externalisateur. Là encore il s’agit d’un écueil fréquent entraînant une externalisation de mauvaise qualité. Il convient de rappeler que l’externalisateur n’est pas dans l’entreprise, il a donc besoin d’un relais compétent capable de lui transmettre les bonnes informations au bon moment. A titre d’exemple, une avance et un acompte n’ont pas du tout le même traitement en paie et il est indispensable que la personne chargée du transfert d’informations connaisse cette différence si l’on souhaite échapper à des erreurs de paie.

– L’entreprise ne doit pas hésiter à s’assurer de la compétence et de la réactivité du prestataire choisi et connaître les recours à sa disposition en cas de défaillance de ce dernier. Enfin, la personne vous accompagnant dans le projet sera capable de décortiquer les offres de contrat qui vous seront transmises, de vous les vulgariser afin de vous permettre de faire votre choix en toute connaissance de cause. Derrière la diversité des prix se cache une diversité de prestations et mieux vaut savoir exactement à quoi s’attendre lorsque l’on signe. Vous trouverez ci-après trois exemples d’externalisation décevantes car mal anticipées :

1. Petite entreprise de moins de 10 salariés ayant peu de complexité paie mais beaucoup de turn-over L’entreprise n’a pas regardé lors de la signature du contrat, le coût des services annexes (entrées, sorties …) : résultat une facture très éloignée de la prévision du client.

2. Une entreprise ayant choisi son expert-comptable pour faire son « social » sans prendre la peine de s’assurer de la technicité des équipes en place L’entreprise a confié toute la gestion de ses problématiques RH à son cabinet comptable sans être certain de la compétence des équipes en place : résultat : des paies non conformes à la convention collective applicable, des contrats de travail erronés et des procédures disciplinaires fausses entraînant de très nombreux risques pour l’employeur.

3. Une grosse entreprise ayant choisi un nouveau logiciel de production L’entreprise et le prestataire ne travaillant pas sous le même système d’exploitation, les outils ne communiquent pas les uns avec les autres entraînant des temps de ressaisies très conséquents. A l’image du recrutement qui, pour être réussi, repose sur un certain nombre de critères, l’externalisation de sa production de paie repose également sur certains critères pour en assurer son succès. C’est pourquoi dans un domaine aussi stratégique et sensible que la paie, mieux vaut être accompagné par un expert indépendant capable de vous guider dans le choix d’une solution adaptée à vos réels besoins pour éviter les erreurs, déceptions et risques sociaux.